Folge 2-1: Getting Things Done
Kurz und knapp
Wer kennt es nicht: Am Ende eines langen Tages fällt uns plötzlich ein, dass wir etwas Wichtiges vergessen haben – sei es der Anruf zum Geburtstag eines Freundes oder eine kleine, aber entscheidende Aufgabe. Genau hier setzt David Allens Ansatz Getting Things Done (GTD) an. Sein Ziel: den Kopf von offenen Verpflichtungen befreien, Stress reduzieren und produktiver werden.
Warum dein Kopf keine gute To-do-Liste ist
David Allen vergleicht das Gehirn mit einem Prozessor, nicht mit einem Speicher. Wenn wir versuchen, alles im Kopf zu behalten, blockieren wir unsere Kreativität und Konzentration. Stattdessen sollten wir ein zuverlässiges System nutzen, um Gedanken, Aufgaben und Projekte auszulagern.
Die 5 Schritte des GTD-Workflows
Der Kern von GTD ist ein klar strukturierter Prozess:
Capture – Alles erfassen, was im Kopf herumschwirrt, in einer „Inbox“ (analog oder digital).
Clarify – Prüfen, ob etwas ausführbar ist. Wenn ja: Welche konkrete Next Action ergibt sich daraus?
Organize – Aufgaben sortieren: Projekte, Delegation, Termine oder Next Actions. Die 2-Minuten-Regel: Was weniger als zwei Minuten dauert, sofort erledigen.
Reflect – Regelmäßige Reviews, am besten wöchentlich, um Überblick und Vertrauen ins System zu behalten.
Engage – Aufgaben kontextbasiert umsetzen: je nach Zeit, Ort, Ressourcen oder Energielevel.
Tools und Modelle für Klarheit
Neben dem Workflow stellt Allen zwei weitere Instrumente vor:
Natural Planning Model – Ein strukturierter Weg, Projekte zu planen: Zweck, gewünschtes Ergebnis, Ideen sammeln, organisieren, nächste Schritte festlegen.
Horizons of Focus – Sechs „Flughöhen“ (von konkreten Tasks bis zur Lebensvision), die helfen, Projekte mit persönlichen Werten und langfristigen Zielen abzugleichen.
Praktische Tipps für den Alltag
Nutze Kontext-Listen (z. B. „Telefonate“, „Besorgungen“) für effizienteres Arbeiten.
Starte klein: Schon die 2-Minuten-Regel bringt spürbare Entlastung.
Verankere ein wöchentliches Review als Routine – es schafft Ruhe und Struktur.
Fazit
Getting Things Done ist mehr als eine Methode zur Aufgabenverwaltung – es ist ein Ansatz, um Klarheit zu gewinnen, den Kopf freizuhalten und Stress zu reduzieren. Ob mit Apps oder Papier: Entscheidend ist, Aufgaben konsequent aus dem Kopf in ein System zu überführen.
👉 Die ausführliche Diskussion hörst du in unserer Podcast-Folge:
🎙️ But How...? – Insights for an Intentional Life, Folge 11: Getting Things Done
Die Tools / Instrumente als Referenz und mit Beispielen.
1. The GTD Workflow (5 Steps)
- Capture — Write it down / put it in your inbox.
- Clarify — Actionable or not?
- If not: Trash / Reference / Someday.
- If yes: 2-minute rule → Do / Delegate / Defer.
- Organize — Place in the right list.
- Reflect — Weekly Review to stay current.
- Engage — Use context, time, energy, priority to choose actions.
2. Project & Action Lists
- Projects List — every multi-step outcome you’re committed to.
- Next Actions — visible next step for each project.
- Waiting For — delegated items, tracked until completed.
- Calendar — time-specific actions/appointments only.
- Someday/Maybe — possible future tasks.
- Reference — organized, non-actionable info.
3. The Natural Planning Model
- Purpose & Principles
- Outcome Vision
- Brainstorming
- Organizing
- Next Actions
📝 Exercises
Exercise 1 – Mind Sweep
Write down everything on your mind, without organizing. Then clarify each item.
Exercise 2 – The Two-Minute Rule
If it takes < 2 minutes, do it immediately.
Exercise 3 – Weekly Review Checklist
- Gather papers & materials
- Empty inboxes
- Review calendar
- Review Projects, Next Actions, Waiting For
- Review Someday/Maybe
- Capture new ideas
Exercise 4 – Next Action Drill
Pick a stuck project → ask “What’s the next visible step?”
Exercise 5 – Horizons of Focus
- Runway: Current actions
- 10k: Current projects
- 20k: Areas of focus
- 30k: 1–2 year goals
- 40k: 3–5 year vision
- 50k: Purpose & principles
